Mesin Kantor: Pengertian, Jenis, Fungsi, dan Contoh Lengkap

AdaHobi, Mesin Kantor – Mesin-mesin termasuk ke dalam salah satu dari peralatan kantor. Tanpa penggunaan mesin tertentu, usaha suatu bisnis bisa saja tidak bisa beroperasi secara optimal.

Mesin kantor dapat berupa alat untuk menunjang kegiatan di dalam kantor seperti komputer atau untuk di luar kantor, seperti alat transportasi.

Pengertian Mesin Kantor

Setelah membahas macam-macam peralatan kantor di artikel sebelumnya, sekarang saatnya kita membahas apa itu mesin kantor.

Mesin kantor terdiri dari banyak peralatan yang tentu saja dapat menunjang produktivitas kamu selama bekerja.

Secara sederhana, mesin kantor ialah alat penunjang untuk efisiensi pekerjaan. Mesin-mesin kantor adalah sekumpulan alat yang berkerja secara mekanik, elektrik, dan atau magnetik untuk mencatat, menghimpun, serta mengolah suatu data, bahan, atau keterangan dalam sebuah pekerjaan.

Berikut ulasan lengkap tentang mesin kantor.

Manfaat Penggunaan Mesin Kantor

• Penunjang aktivitas dan pekerjaan kantor
• Meningkatkan produktivitas pekerjaan
• Mempermudah dan mempercepat kegiatan operasional kantor
• Sebagai aset peralatan kantor

Keuntungan dan Kerugian Penggunaan Mesin Kantor

Setelah mengetahui manfaat mesin kantor, ada baiknya juga mengetahui keuntungan dan kerugian saat menggunakan mesin kantor sebagai berikut:

Keuntungan

1. Menghemat biaya apabila digunakan sesuai kebutuhan secara maksimal
2. Menghemat tenaga dan waktu pegawai
3. Pengawasan kegiatan operasional mudah
4. Memudahkan dalam pelaksaan pengendalian, ketelitian, dan ketepatan
5. Dapat memuat keterangan lebih banyak daripada manual
6. Menghasilkan pekerjaan yang lebih baik dan rapi
7. Mengurangi kelelahan yang berdampak pada produktivitas pegawai
8. Mengurangi kebosanan pegawai jika dilakukan secara manual seperti menulis dengan tangan

Kerugian

1. Penyusutan beberapa jenis mesin sangat tinggi sehingga mengurangi produktivitasnya
2. Mesin tertentu mempunyai beban tinggi dalam hal pengadaan dan pemeliharaannya
3. Kesulitan merekrut operator mesin yang terampil dan handal sehingga berdampak pada biaya pelatihan
4. Beberapa jenis mesin bahkan sulit diperbaiki jika terjadi kerusakan
5. Metode mesin tertentu tidak terlalu fleksibel sehingga sulit diterapkan di kantor

Jenis-Jenis Mesin Kantor

Mesin kantor memiliki beberapa klasifikasi atau penggolongan berdasarkan tenaga penggeraknya, cara kerja komponen mesinnya, serta fungsinya. Ketahuilah klasifikasi tersebut dengan membaca ulasan berikut ini:

a. Berdasarkan tenaga penggerak

• Mesin manual

Yakni mesin yang dalam pengoperasiannya menggunakan tenaga manusia atau tenaga murni. Contoh mesin kantor manual: kalkulator, gunting, stapler, alat penomor, alat pemotong kertas, dll.

• Mesin listrik/elektrik

Yakni mesin yang beroperasi dengan daya dari listrik. Contoh mesin kantor elektrik: komputer, AC, mesin fotokopi, mesin kas.

b. Berdasarkan cara kerja komponen mesin

• Mesin mekanis

Yakni mesin yang rangkaian komponennya akan beroperasi hanya saat digunakan. Mesin ini bisa digerakkan secara manual atau dengan tenaga manusia atau bisa digerakkan dengan daya listrik.

• Mesin elektronik

Yakni mesin yang komponennya bersifat elektronis atau terdiri dari bahasa mesin. Mesin hanya dapat beroperasi jika dialiri daya listrik.

c. Berdasarkan fungsinya

Macam-macam mesin kantor berdasarkan fungsinya dibagi menjadi 8, yakni:

Pemeliharaan dan Perawatan Mesin Kantor

Pemeliharaan atau perawatan berarti usaha untuk mempertahankan kondisi dalam keadaan baik dan prima pada harta benda yang bergerak atau tidak bergerak dalam kurun waktu tertentu.

Manfaat dari pemeliharaan dan perawatan pada mesin kantor ialah:

• Upaya pencegahan dini kerusahakan pada mesin
• Memperpanjang usia pemakaian mesin sehingga menurukan biaya pengadaan
• Menghindari resiko kehilangan sebab dipakai secara kontinu
• Menghindari usaha penyimpanan yang tak terkontrol

Pemeliharaan atau perawatan mesin kantor dibagi menjadi dua berdasarkan kurun waktu, yaitu:

1) Pemeliharaan sehari-hari, yakni pemeliharaan yang dilakukan setiap hari oleh si pengguna mesin tersebut. Orang tersebut bertanggung jawab sebelum, saat, dan sesudah penggunaan mesin.

2) Pemeliharaan berkala, yakni pemeliharaan yang dilakukan dalam jangka waktu tertentu, misal satu mingguan, satu bulanan, per semester dan lainnya. Pemeliharaan ini bisa dilakukan oleh si pengguna atau pegawai kantor sendiri atau bisa dilakukan dengan bantuan orang lain seperti teknisi.

Demikian pembahasan tentang mesin kantor sebagai salah satu dari peralatan kantor. Mesin juga merupakan aset berharga bagi perusahaan, maka ada baiknya seorang pegawai menjaga dan merawatnya dengan baik.